Що спочатку?
Згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4361-2003) прізвища та ініціали посадових та службових осіб входять до реквізитів «Адресат», «Підпис», «Гриф затвердження», «Гриф погодження», «Візи документа», «Резолюція», «Відмітка про засвідчення копії», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи».
У тих документах, де ініціали та прізвища є розшифруванням підпису, після особистого підпису зазначають спочатку ініціали, а потім прізвище посадової особи, яка підписала документ.
Так у реквізитах «Підпис» (Директор ______ І.В.Іваненко), «Гриф затвердження» (Затверджую Директор ______ І.В.Іваненко), «Гриф погодження» (Погоджую Директор ______ І.В.Іваненко), «Візи документа» (Не заперечую Директор ______ І.В.Іваненко), «Резолюція» (Зав. відділами взяти до відома Директор ______ І.В.Іваненко), «Відмітка про засвідчення копії» (Згідно Директор ______ І.В.Іваненко), «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи» (До справи № 45 Директор ______ І.В.Іваненко) зазначають спочатку ініціали, а потім прізвище.
У реквізитах «Адресат» (Начальнику управління Павленку Т.Б.), і «Резолюція» (Ващенку І.І. підготувати план заходів) спочатку зазначають прізвище адресата, якому надсилають документ, або посадової особи, якій доручається виконання документа, а після нього – ініціали.
Крім того, у всіх зазначених вище реквізитах документів дозволяється зазначити лише один ініціал, який відповідає першій літері імені посадової особи (С.Петренко).